Ein CRM ist das Herz des Vertriebs: Kontakte, Anfragen, Angebote und Termine an einem Ort. Die Frage ist nur: Nimmst du eine fertige Lösung – oder lässt du ein CRM bauen, das genau zu deinem Vertrieb passt?
Standard-CRM: die Vor- und Nachteile
- Vorteile: sofort startklar, viele Funktionen, Updates durch den Anbieter.
- Nachteile: Kosten pro Nutzer und Monat, viele ungenutzte Funktionen, Anpassungen nur im vorgegebenen Rahmen, Daten beim Anbieter.
Eigenes CRM: die Vor- und Nachteile
- Vorteile: genau deine Abläufe, keine Lizenzkosten pro Nutzer, Verbindung mit anderen Systemen, Daten unter deiner Kontrolle.
- Nachteile: einmalige Entwicklung, Startzeit von einigen Wochen, Wartung durch dich oder einen Dienstleister.
Der direkte Vergleich
| Standard-CRM | Eigenes CRM | |
|---|---|---|
| Start | sofort | erste Version nach wenigen Wochen |
| Kosten | monatlich pro Nutzer | einmalig plus Betrieb |
| Passgenauigkeit | Standardprozess | dein Prozess |
| Verbindung zu anderen Systemen | über vorhandene Integrationen | beliebig erweiterbar |
| Daten | beim Anbieter | auf Wunsch in der EU oder auf eigenen Servern |
Wann sich ein eigenes CRM lohnt
- Euer Vertrieb arbeitet anders als die Standardsoftware es vorsieht.
- Viele Mitarbeiter brauchen Zugriff – die Lizenzkosten steigen.
- CRM, Angebote, Aufträge und Kundenportal sollen zusammenarbeiten.
- Ihr nutzt nur einen kleinen Teil der Funktionen eures bisherigen CRMs.
- Ihr wollt selbst bestimmen, wo eure Kundendaten liegen.
Wann ein Standard-CRM besser passt
Wenn dein Vertrieb einem klassischen Ablauf folgt, nur wenige Nutzer das CRM brauchen und du sofort starten willst, ist ein Standard-CRM oft die richtige Wahl. Eine eigene Lösung muss sich lohnen – nicht jede tut es.
Was ein eigenes CRM können sollte
- Kontakte und Firmen mit Historie
- Verkaufschancen mit eigenen Phasen
- Aufgaben, Erinnerungen und Follow-ups
- Anbindung von Postfach, Kalender und Website-Formularen
- Angebote und Auswertungen
- Rollen und Rechte
KI im CRM
Ein modernes CRM kann mehr als Daten speichern: KI fasst E-Mail-Verläufe zusammen, bewertet Anfragen nach Potenzial und bereitet Angebote vor. Mehr dazu unter Vertrieb & CRM.
Was kostet ein eigenes CRM?
Eine erste Version mit den Kernfunktionen beginnt bei individuellen Anwendungen ab 7.900 €. Ob sich das rechnet, zeigt der Vergleich mit den Lizenzkosten über drei bis fünf Jahre – wie im Beitrag Eigene Software statt SaaS-Abos beschrieben.
Fazit
Ein Standard-CRM ist schnell startklar, ein eigenes CRM passt genau. Wer besondere Abläufe, viele Nutzer oder den Wunsch nach einer verbundenen Gesamtlösung hat, fährt mit einer eigenen Lösung oft besser – vor allem, seit KI die Entwicklung deutlich schneller und günstiger gemacht hat.
