Schatten-KI im Team
Mitarbeiter nutzen ChatGPT & Co. mit privaten Accounts. Kundendaten, Angebote und interne Infos landen in Tools, die niemand freigegeben hat.
100+ Partnerunternehmen
Ist deine KI
EU-AI-Act-ready?
Der EU AI Act gilt schon: Seit Februar 2025 musst du für KI-Kompetenz im Team sorgen, seit August 2026 gelten Transparenzpflichten für Chatbots und KI-Inhalte. Wir zeigen dir in einem kostenlosen KI-Check, wo dein Unternehmen steht, und setzen die nötigen Schritte direkt um.
DSGVO-konformEU-Hosting, keine Rechtsberatung
KI-Check · EU AI ActBeispiel
?Team im Umgang mit KI geschult?KI-Kompetenz · seit Feb. 2025
?Chatbot als KI gekennzeichnet?Transparenz · seit Aug. 2026
✕Kundendaten in privaten Chat-Accounts?DSGVO & Geschäftsgeheimnisse
?Überblick über alle KI-Tools?Inventar & Dokumentation
✓Daten auf Servern in der EU?Mit prozessbutler: ja
Warum jetzt
Die meisten Unternehmen nutzen KI längst. Ohne Regeln.
Pflichten laufen schon
Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit Februar 2025, die Transparenzpflichten seit August 2026. Viele Unternehmen wissen davon noch nichts.
Unsicherheit bremst
Was ist erlaubt, was muss gekennzeichnet werden, was gilt als Hochrisiko? Aus Unsicherheit wird KI entweder gar nicht oder ungeregelt genutzt.
Der KI-Check schafft Klarheit: Wo setzt ihr KI ein, was müsst ihr tun und wie bleibt ihr trotzdem schnell.
Fristen
Was gilt seit wann?
Der EU AI Act (KI-Verordnung) tritt schrittweise in Kraft. Mit dem „Digital Omnibus“ wurden die Hochrisiko-Regeln im Juli 2026 verschoben, die übrigen Pflichten gelten weiter.
- Feb. 2025
KI-Kompetenz & Verbote
Unternehmen, die KI einsetzen, müssen für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sorgen. Bestimmte KI-Praktiken sind verboten.
Art. 4 & 5 - Aug. 2025
Regeln für KI-Modelle
Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, etwa große Sprachmodelle.
Kapitel V - Aug. 2026
Transparenzpflichten
Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben, KI-generierte Inhalte und Deepfakes müssen gekennzeichnet werden.
Art. 50 - Heute
Jetzt handeln
Die ersten Pflichten laufen bereits. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, KI im Unternehmen sauber aufzustellen.
- Dez. 2027
Hochrisiko-KI
Strenge Anforderungen z. B. für KI in Bewerbung, Personal oder Kreditprüfung (Anhang III).
verschoben
Stand: Oktober 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Ausführlich erklärt im Ratgeber: EU AI Act für KMU – was 2026 gilt.
Was das für dich heißt
Sechs Punkte, die jedes Unternehmen kennen sollte.
KI-Kompetenz im Team
Wer KI nutzt, muss wissen, wie sie funktioniert, wo ihre Grenzen liegen und was mit Daten passiert.
Chatbots kennzeichnen
Kunden müssen erkennen, dass sie mit einer KI schreiben, z. B. im Website-Chat oder Support.
KI-Inhalte kennzeichnen
KI-generierte Bilder, Videos und Texte für die Öffentlichkeit brauchen je nach Fall einen Hinweis.
Überblick über KI-Tools
Welche Tools laufen wo, mit welchen Daten? Ein KI-Inventar ist die Basis für alles Weitere.
Datenschutz & EU-Hosting
Kundendaten gehören nicht in private Chat-Accounts. DSGVO gilt zusätzlich zum EU AI Act.
Hochrisiko früh erkennen
KI in Bewerbung oder Personal? Dann gelten ab Dezember 2027 strengere Regeln. Besser jetzt prüfen.
Unsicher, was davon dich betrifft? Im kostenlosen KI-Check gehen wir die Punkte gemeinsam durch.
KI-Check anfragenDie Lösung
Schatten-KI oder Firmen-KI?
Verbieten bringt nichts, dein Team nutzt KI sowieso. Die bessere Lösung: eine KI mit klaren Regeln.
Heute in vielen Firmen
Jeder nutzt, was er will
- Kundendaten landen in privaten Chat-Accounts
- Keine Regeln, wer was darf
- Niemand weiß, welche Tools laufen
- KI-Texte gehen ungeprüft raus
- Kein Nachweis für die KI-Kompetenz im Team
Mit prozessbutler
Eine KI. Klare Regeln.
- Eigene Firmen-KI auf Servern in der EU
- Rollen & Rechte für jedes Team
- KI-Richtlinie und dokumentierte Nutzung
- Kennzeichnung von Chatbots & KI-Inhalten
- Schulung fürs Team mit Teilnahmenachweis
So läuft der KI-Check
In vier Schritten zur sauberen KI-Nutzung.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Du entscheidest danach in Ruhe, was du umsetzen möchtest.
- 01
Erstgespräch
Kostenlos, 30 Minuten: Wie nutzt ihr KI heute und was habt ihr vor?
Kostenlos - 02
Bestandsaufnahme
Wir erfassen eure KI-Tools, Datenflüsse und Einsatzbereiche.
KI-Inventar - 03
Maßnahmenplan
Du bekommst eine klare Liste: was nötig ist, was sinnvoll ist, was warten kann.
Klarer Plan - 04
Umsetzung & Schulung
Wir setzen um: Firmen-KI, Kennzeichnung, KI-Richtlinie und Schulung fürs Team.
Auf Wunsch
Unsere Leistungen
Wir setzen nicht nur Papier auf. Wir bauen es.
prozessbutler ist keine Kanzlei, sondern setzt technisch um: von der Firmen-KI bis zur Schulung. Rechtliche Detailfragen klärst du bei Bedarf mit deinem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Mehr zum Thema: Datenschutz und EU-Vorgaben bei Software und KI.
Eigene Firmen-KI
Ein KI-Assistent mit eurem Wissen, auf Servern in der EU, mit Rollen & Rechten.
KI-Schulung fürs Team
Praxisnahe Schulung zur KI-Kompetenz nach Art. 4, mit Teilnahmenachweis.
Kennzeichnung & Transparenz
Hinweise für Chatbots, Website und KI-Inhalte, technisch sauber eingebaut.
KI-Richtlinie & Doku
Klare Regeln, welche Tools erlaubt sind, plus KI-Inventar zum Nachweisen.
Bußgeldrahmen
bis 15 Mio. €oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes
Kein Grund zur Panik, aber zum Handeln.
Das ist der Höchstrahmen bei Verstößen gegen Pflichten der KI-Verordnung (Art. 99). Für KMU und Start-ups gilt jeweils der niedrigere Betrag. Für verbotene KI-Praktiken liegt der Rahmen bei bis zu 35 Mio. € oder 7 %. Wer seine KI-Nutzung kennt und dokumentiert, ist auf der sicheren Seite.
Betrifft der EU AI Act auch kleine Unternehmen?
Ja. Die KI-Verordnung gilt für alle, die KI-Systeme anbieten oder beruflich einsetzen, unabhängig von der Größe. Für KMU gibt es Erleichterungen, z. B. niedrigere Bußgelder, aber die Grundpflichten wie KI-Kompetenz und Transparenz gelten auch für sie.
Wir nutzen nur ChatGPT. Müssen wir trotzdem etwas tun?
Ja. Wenn Mitarbeiter KI beruflich nutzen, musst du für ausreichende KI-Kompetenz sorgen (Art. 4). Außerdem solltest du klären, welche Daten in die Tools gelangen dürfen, das ist auch eine DSGVO-Frage.
Was kostet der KI-Check?
Das Erstgespräch und die Einschätzung, wo ihr steht, sind kostenlos und unverbindlich. Für die Umsetzung, etwa eine Firmen-KI oder eine Schulung, bekommst du danach ein klares Angebot.
Seid ihr eine Kanzlei?
Nein. prozessbutler ist auf die technische Umsetzung spezialisiert: KI-Lösungen, Kennzeichnung, Dokumentation und Schulung. Wir geben keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Detailfragen arbeitest du am besten mit deinem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten zusammen.
Was wurde mit dem Digital Omnibus verschoben?
Seit Juli 2026 gelten die Regeln für Hochrisiko-KI nach Anhang III erst ab 2. Dezember 2027, für Produkte nach Anhang I ab August 2028. KI-Kompetenz, Verbote und Transparenzpflichten gelten weiter wie geplant.
Wie schnell kann die Umsetzung gehen?
Das hängt vom Umfang ab. Eine KI-Richtlinie und eine Team-Schulung sind oft in wenigen Wochen erledigt, eine eigene Firmen-KI ebenfalls. Im KI-Check bekommst du eine realistische Einschätzung.
Datenschutz
Bei uns sind deine Daten jederzeit sicher.
Wir entwickeln in Deutschland, betreiben Lösungen auf Servern in der EU und denken DSGVO und EU AI Act von Anfang an mit.
DSGVO-konformDaten nur für den vereinbarten Zweck
Entwickelt in DeutschlandInhabergeführt aus Herbolzheim
EU AI Act berücksichtigtKI transparent und kontrolliert